Los viajes de negocios pueden ser costosos: facturas de hotel, boletos de avión o tren, pago de taxis, transporte público, todo puede acumularse rápidamente. La buena noticia es que los viajeros de negocios pueden compensar algunos de esos costos al reclamar deducciones de viajes de negocios cuando presenten sus impuestos ante el IRS.
Las deducciones por viajes de negocios son aquellos donde un empleado o profesionista sale de su domicilio tributario (en inglés) o lugar principal de trabajo (en inglés) por motivos comerciales. El período de viaje debe ser sustancialmente más largo que el de un día normal de trabajo y debe haber una necesidad de dormir o descansar para satisfacer las demandas del trabajo estando fuera.
Los gastos de viaje (en inglés) deben ser ordinarios y necesarios. No pueden ser lujosos, extravagantes o para fines personales.
Los empleadores pueden deducir los gastos de viaje pagados o incurridos durante una asignación de trabajo temporal (en inglés) si la duración de la asignación no excede un año.
Los gastos de viaje para las convenciones (en inglés) son deducibles si la asistencia beneficia a la empresa y existen reglas especiales para las convenciones celebradas fuera de América del Norte (en inglés).
Los gastos de viaje deducibles mientras está fuera de casa incluyen los costos de:
- Viaje en avión, tren, autobús o automóvil entre su hogar y su destino de negocios.
- Tarifas de taxis u otros tipos de transporte entre un aeropuerto o estación de tren a un hotel, desde un hotel a un lugar de trabajo.
- Envío de equipaje y material de muestra o exhibición entre lugares de trabajo regulares y temporales.
- Usar un automóvil de propiedad personal para negocios, lo que puede incluir un aumento en las tarifas por millaje (en inglés).
- Alojamiento y comidas no relacionadas con el entretenimiento.
- Tintorería y lavandería.
- Llamadas comerciales y comunicación.
- Propinas pagadas por servicios relacionados con cualquiera de estos gastos.
- Otros gastos ordinarios y necesarios similares relacionados con los viajes de negocios.
Autónomos o agricultores con deducciones de viaje
- Aquellos que trabajan por cuenta propia pueden deducir los gastos de viaje en el Anexo C (Formulario 1040), Ganancia o pérdida de negocio (Empresa por cuenta propia).
- Los agricultores pueden usar el Anexo F (Formulario 1040), Ganancias o pérdidas de la agricultura (en inglés).
Deducciones de viaje para la Guardia Nacional o reservas militares
- Los miembros de la Guardia Nacional o de la reserva militar pueden reclamar una deducción por gastos de viaje no reembolsados pagados durante el desempeño de sus funciones (en inglés).
Guarde documentos, como recibos, cheques cancelados y otros documentos que respalden una deducción. Los archivos bien organizados facilitan la preparación de una declaración de impuestos.
Puede consultar más información al respecto en:
- Publicación 463, Gastos de viaje, obsequios y automóvil (en inglés)
- El IRS actualiza la guía de viáticos para viajeros de negocios y sus empleadores (en inglés)
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Recuerde que el IRS tiene muchos recursos para ayudar a los contribuyentes a declarar sus ingresos correctamente. En TaxRepublic podemos ofrecerle más información o asesoría sobre su declaración de impuestos.
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